由哈尔滨工业大学（深圳）主办或承办，会议地点在深圳，与会代表来自3个及以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的国际学术会议（论坛、研讨会等）均需在会议举办前由国际事务处经校本部报送工信部进行国际会议审批。国际会议审批包括“年度会议计划预报”及“正式报件”两个阶段，办理周期较长，申请人需尽早申报。具体申报要求及材料如下：

一、 国际会议计划预报

（一）申报时间：每年10月-12月申报下一年半（18个月内）时间内拟举办的国际会议计划。每年6月可补报当年10月份以后拟举办的国际会议。具体申报时间以国际事务处具体通知为准，请留意学校及国际处官网通知。

（二）申请材料：《**年度（及以后）在华举办国际会议计划表》（附件1，会议负责人、学院外事院长及党委书记签字）

（三）注意事项：1.按上级规定，未做年度国际会议计划预报的，将不予办理正式会议批件申报手续；2.国际会议计划预报的会议名称一经上报即无法更改，正式报件的会议名称须与预报时一致。不一致的视为未做会议计划预报，不予正式报件。

二、 国际会议正式报件

（一）申报时间：会议正式举办前6个月

（二）申请材料：

1. 哈尔滨工业大学关于举办XXXX国际会议的请示（见附件2，学院签署意见并盖章、学校保密处签署意见并盖章）；

2. 致深圳市人民政府外事办公室申请函件（见附件3，交电子版）报告需包含以下内容：详述会议中英文名称、举办背景、主要内容和议程、时间、地点、规模、组织形式和架构以及经费来源；

3. 会议如由国外机构主办、协办的，提供国外机构介绍。

（三）注意事项：1. 正式报件时的会议名称要与预报名称完全一致；2.由国内单位主办的国际会议会期一般不超过3天；3.由国外单位主办、我方承办的国际会议会期可不受3天的限制。

附件：1.  **年度（及以后）在华举办国际会议计划表

2. 哈尔滨工业大学关于举办XXXX国际会议的请示

3. 致深圳市人民政府外事办公室申请函件

国际事务处

2019年3月15日

（联系人：黄 冰冰， 办公室：H721， 电话：26033075）