各教学与科研机构：

根据校本部通知，现开展深圳校区2023全年及2024上半年在华举办国际会议计划及教师参加外方举办国际会议计划申报工作，具体如下：

一、在华举办国际会议计划申报

国际（大型双边）会议是指由我校区为第一主办方（如我校区作为承办方，主办方应为境外机构）在深圳举办的：

1.与会者来自3个及以上国家（含中国）或地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等；

2.涉及多个单位参加且外宾人数超过50人或总人数超过200人的大型双边会议；

3.邀请国家领导人、国外政要或前政要、驻华使馆官员与会的会议。

以上在华举办的国际（大型双边）会议（包括线下实体会议及线上视频会议），须在前一年年底向上级部门报批国际会议计划，获立项后再正式报送会议具体信息及办会请示，获得上级部门办会批复文件后方可办会。未经批复的国际会议一律不允许举办。

请各单位认真调研本单位拟于2023年全年及2024上半年在华举办的国际会议计划，并于12月11日17:00前提交举办国际会议计划（见附件1），逾期原则上不接受后续补报。

根据疫情相关政策，在华举办国际会议鼓励在允许的条件下以视频形式召开会议，原则上不邀请境外人员线下参会。会议应当本着勤俭原则进行组织，加强效果设计，突出会议时效。

二、教师参加外方举办国际会议计划

根据通知要求，校区教师拟于2023年全年及2024上半年参加国际会议计划也于本次一并报送。请各单位认真统计本单位教师拟参加的由外方举办的国际会议情况（线上线下均包括；参会发言及参会不发言均包括），并于12月11日17:00前提交参加国际会议计划（见附件2），逾期原则上不接受后续补报。

三、申报注意事项

1.请务必确认拟举办国际会议的中英文名称。会议名称一经报送将不能更改；

2.会议名称请避免使用“峰会”、“国际论坛”、“高端论坛”等称谓；

3.请充分预估参会总人数及外宾人数，报送后实际参会总人数及外宾人数不宜超过预报的人数。

四、报送材料要求

请各单位于12月11日17:00前将附件1和附件2电子版发送至国际事务处黄冰冰老师。纸质版文件由各单位外事院长审批并盖学院章后，可于12月12日11:30前送至H721国际事务处黄冰冰老师。国际事务处将按校本部通知要求，在12月12日17:00前向校本部国际合作部报送校区计划。

特此通知。

附件：1. 2023年及2024年上半年在华举办国际会议（含大型双边会议）计划表

      2. 2023年及2024年上半年参加外方举办国际会议计划表

      3. 哈尔滨工业大学高水平国际会议目录

                                       国际事务处

                                     2022年12月8日

（联系人：黄冰冰，26033075，H721）