各学院、部/处、直属单位：

各单位及有关同学：

根据《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金章程（试行）》（研院发[2014]44号）（附件1）的有关规定，现将2016年申请国际会议资助（第一批）的相关事宜通知如下：

一、资助范围

此次申请对象是出国（港澳台除外）参加2016年6月30日前召开的国际会议的博士研究生。

二、资助要求及条件

1.申请人应为我校全日制在读博士研究生（定向生、留学生不在资助范围）。

2.论文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。

3.每位博士生在读期间只资助一次。

4.每年最多资助每位博士生导师的2名博士生参加国际会议。

三、资助方式、内容及标准

1.资助方式及内容

资助方式为学校和导师共同资助，具体如下：

学校资助国际路费和注册费，并设最高限额，未超限额者实报实销；超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助。

2.资助标准

A类-欧美地区（包括大洋洲）：10000元人民币

B类-亚洲地区：5000元人民币

3.拟参加高水平国际会议的理学等基础学科的博士生，如其导师确属科研经费严重不足，可以由导师向学校提出申请，经研究生院审批通过后，提高学校资助额度。

四、申请材料及提交要求

1.学生向所在院（系）提交材料：3月1-8日下班前

申请人需在规定时间内向所在院（系）提交申请材料，其中纸版材料交至研究生教学秘书老师办公室，电子版材料发至研究生教学秘书老师邮箱。各院（系）收齐材料后统一交至教务处。

需提交的材料如下：

（1）《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金申请表/预申请表》（附件2、3，纸版）

申请表需提交纸版一式一份，正反面打印，学生本人及导师签字，由教务处统一安排主管领导签字、盖章等事宜。

注意：仅理学等基础类学科申请提高资助额度的学生需提交《预申请表》，其他学科学生提交《申请表》。

（2）邀请函（电子版）

（3）论文全文或大摘要（电子版）

（4）《国际会议资助证明》（附件4，纸版及电子版）

申请人可根据签证要求自愿办理《国际会议资助证明》。资助证明相关内容需自行填写，打印第一页、导师签字，并提交第二页电子版。

研究生院将根据提交材料情况为学生统一办理学校资助证明。

2.各院（系）向教务处提交的材料：3月10日下班前

各院（系）需在规定时间内向教务处提交申请材料，其中纸版材料交至教务处（B305），电子版材料发至邮箱：26032560@163.com。

需提交的材料如下：

（1）《哈尔滨工业大学国际会议资助申请汇总表》（附件5，纸版及电子版）

纸版汇总表提交一式一份，主管领导签字并加盖院系公章。

（2）学生提交的所有申请材料（纸版及电子版）

3.其他

申请提高资助额度的学生预申请时可暂不提交电子版邀请函及论文全文。研究生院审核批准后，可在论文正式录用后补交相关材料。

联系人：陈惟鑫                电话：26032560

注意：未能在本通知要求的时间内申请国际会议资助的同学，也可向所在院（系）及研究生院办理补申请手续，具体可咨询研究生院相关负责人。