第一章  总则

第一条 为规范和加强哈尔滨工业大学（深圳）教职工出国（境）申请及管理工作，根据国家、深圳市和哈尔滨工业大学有关规定，结合工作实际，制定本管理办法。

第二条 本办法适用于哈尔滨工业大学（深圳）（以下简称“校区”）全职教职工。

第三条 校区出国（境）工作具体由哈尔滨工业大学校本部和深圳市人民政府外事办公室监督、指导和审批。教职工出国（境）的校内审批和出访期间的管理工作，根据组织和人事管理权限，由申请人所在单位，党群工作部、人事处、国际合作处等部门负责。国际合作处负责向哈尔滨工业大学本部以及深圳市人民政府外事办公室提交因公临时出国（境）申请。

第四条 教职工出国（境）不能按时参加教育教学计划等规定的活动，应当按照校区教职工请假管理规定事先履行请假手续。

第二章 出国（境）校内申请

第五条 教职工出国（境）执行公务，必须由本人提出申请并按要求办理相关手续。具体如下：

（一）中国籍教职员须填写《哈尔滨工业大学（深圳）教职员因公临时出国（境）申请表》，经所在单位、人事处、党群工作部等相关部门会签后，连同办理因公批件、护照及签证的所有申请材料一同交至国际合作处；非中国籍教师须填写《哈尔滨工业大学（深圳）境外教职员出国（境）申请表》，经所在单位、人事处会签后，连同外方邀请函、出访日程安排等材料交至国际合作处。

（二）国际合作处收到材料后进行登记、审核，各单位正副职领导干部校内申请因公出国（境）报单位的校区主管领导和主要领导批准，其他教职工申请因公出国（境）报校区主管国际合作领导批准，批准通过后在校内公示5个工作日。

第六条 公示无异议者，可进一步办理因公临时出国（境）报批手续。符合本办法第九条规定可持因私证照出访的，自行办理因私出入境证照及签证（签注）。

第三章 因公临时出国（境）审批申报

第七条 深圳市人民政府外事办公室受理的因公临时出国（境）申报适用于以下人员:

（一）人事、档案关系在校区的全职在岗教职员;

（二）在校区正式注册且人事档案关系在我校的在站博士后。

第八条  因公临时出国（境）申报原则与要求

（一）因公临时出国（境）应按照“因事定人、人事相符”的原则，科学制订因公临时出国（境）人员出访计划。因公临时出国（境）任务须结合教学、科研、社会服务、学科建设及管理等工作的实际需要，务必做到目的明确、行程紧凑、内容充实。 

（二）同一部门的主要领导不得同团出访或同时分别率团出访同一个国家或地区。

（三） 因公临时出国（境）必须按批准的计划执行， 不得绕道，不得增加出访国家和地区，不得自行延长在外停留时间，不得改变身份。

（四）涉密人员因公临时出国(境)，须办理相关审核手续。

（五）因公临时出国（境）团组人数、天数和国家数需严格控制，原则上按以下标准执行:

1.因公临时出国（境）团组人员总数一般不得超过6人；

2.在外停留时间，1个国家不超过5天，2个国家不超过8天，3个国家不超过l0天，赴拉美、非洲航班衔接不便的国家的团组，l个国家不超过6天，2个国家不超过9 天，离、抵我国大陆国境当日计入在外停留时间。

3.每次出国不得超过3个国家或地区(含经停国家和地区，不出机场的除外)。

（六）教学科研人员因公临时出国（境）开展学术交流合作，具体按照以下原则执行:

1. 教学科研人员指在校区直接从事教学和科研任务的人员，以及在校区和各部门、学院(系)、单位担任领导职务的专家学者。                  

2. 学术交流合作主要包括开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等。

3.上述教学科研人员因公临时出国（境）执行前项所述的学术交流合作任务，单位与个人的出国批次数、团组人数、在外停留天数根据实际需要申报。 

第九条 教学科研人员出国（境）开展学术交流合作，特殊情况需持普通证照(因私护照、港澳通行证)出国（境），应说明理由并按组织、人事管理权限报组织、人事部门批准。特殊情况如下:

（1）受聘于校区的非中国籍教师出国（境）执行学术交流任务;

（2）取得境外长期或永久居留权的教学科研人员赴已取得长期或永久居留权的国家执行因公临时出国（境）任务;

（3）以学习为主要目的，到国（境）外高等院校、科研机构等求学、攻读学位、进修业务或从事科学研究及进行学术交流、出访时间超过一年的国家公派和单位公派留学人员；

（4）按照教育部、留学基金委等相关部委规定允许持因私证照出国（境）执行公务的人员

（5）其他不可抗拒原因。

第十条 因公临时出国（境）批件及证照申报程序

（一）因公临时出国（境）申请校区内审批通过后，申请材料由国际合作处报送深圳市人民政府外事办公室审批，审批通过后获发《因公临时出国赴港澳任务批件》。

（二）获发批件后，国际合作处将为申请人向深圳市外事办公室报送材料办理因公普通护照及签证。

（三）按照干部人事管理权限须由哈尔滨工业大学校本部和工信部审批的人员，按校本部相关要求和程序办理。

第十一条 参加跨地区、跨单位团组因公临时出国（境）的校区教职工，还应提供组团单位下发的《任务通知书》原件、《任务批件》复印件和《征求意见函》原件，完成相关报批程序。

第四章  出国（境）期间的管理

第十二条 教职工应当认真学习并严格遵守国家及校区相关纪律要求以及出访国家和地区的相关法律要求。在国（境）外期间和回国后1周内应向所在学院汇报工作生活思想情况。紧急情况下及时与我国使（领）馆和学院取得联系。

第十三条 各学院须成立教职工出国（境）管理工作小组（以下简称工作小组）。各学院党政负责人任组长，工作小组负责教职工在国（境）外期间的管理指导与联络工作。

第十四条 在教职工出国（境）期间，工作小组要健全完善联系网络，实现多重覆盖。各学院应设外事秘书，外事秘书须与本单位在国（境）外的教职工保持紧密联系。

第十五条 学院领导班子须定期听取工作小组汇报，研究、部署相关工作。教职工回校区后，工作小组要指派专人听取教职工在国（境）外期间学习、工作、思想汇报，及时总结相关经验。

第十六条 对于出国（境）时间较长的中共党员，按如下要求管理：

（一）   党员出国（境）前，须填写《出国（境）党员保留组织关系申请表》，党员的组织关系保留在原党委，出国（境）后暂停组织生活。

（二）   预备党员保留预备党员资格，回校后提交恢复预备期的申请，经党委审批后重新纳入考察、培养程序。

（三）   党员出国（境）期间，应当主动承担国（境）外教职工和学生的管理服务工作。在国（境）外时长超过3个月的，须每3个月以适当方式向所在党支部作一次思想汇报；在国（境）外时长不到3个月的，须在回国后1周向所在党支部作一次思想汇报。

（四）   党员回校区后，应主动向党委汇报出国（境）期间的情况，按要求填写《出国（境）党员恢复组织生活（党籍）审批表》，经党委考察后可恢复组织生活。

第十七条 学校教职工应急事件处理小组负责处理教职工在出国（境）期间发生的应急事件。

第十八条 教职工出国（境）期间出现紧急情况，应及时启动学校教职工应急事件处理预案，并根据具体情况依法依规进行处理。

第五章  因公证照使用及管理

第十九条 教职工应在完成出国（境）任务回国(入境) 后3天内将因公证照交还国际合作处，由国际合作处统一到深圳市外事办公室办理出国团组任务核销手续。如不及时交还证照，未能在规定时间内注销出国团组任务的，学校将暂缓或停止办理其再次出国(境)的申报手续。

第二十条 因公临时出国（境）证照由国际合作处统一保管。证照持有者在交还证照前应自行留存证照所有信息。如因办理特殊事项需要借用证照，须办理证照借用手续，并按期归还。退休、离职人员的证照，由国际合作处统一送深圳市外事办公室办理注销手续 。

第六章 因公出国（境）经费管理及报销

第二十一条 因公出国（境）经费按照校区经费管理规定执行，并实行先行审核制度。

第二十二条 教职工回国（入境）后，在完成出国团组任务核销手续后，到国际合作处领取《哈尔滨工业大学（深圳）教职员因公临时出国（境）申请表》、《深圳市人民政府因公临时出国（境）赴港澳任务批件》和《哈尔滨工业大学（深圳）教职员因公临时出国（境）申请公示》复印件并加盖核验章，连同其它报销凭证到财务处办理报销手续，原件由国际合作处移交人事档案管理部门归档备查。

符合本办法第九条规定可持因私证照出访的，到国际合作处领取《哈尔滨工业大学（深圳）教职员因公临时出国（境）申请表》复印件并加盖核验章，连同其它报销凭证到财务处办理报销手续，原件由国际合作处移送交人事档案管理部门归档。

第二十五条 财务处负责审核相关报销凭证，并按照《财政部、外交部关于印发<因公临时出国经费管理办法>的通知》(财行〔2013〕516号)规定予以报销。

第七章  出访纪律及违规处理办法

第二十六条 教职工出国(境)期间须严格遵守以下外事纪律:

（一）自觉维护国家形象，杜绝不文明行为；

（二）严格执行对外交流保密制度。出访团组成员在对外交往中不得泄露国家政治、军事、经济和科技秘密。应主动维护学校的知识产权。团组负责人对团组的保密工作负总责；

（三）严禁组织“团外团”，因公出国（境）不得携带配偶或子女同行；

（四）杜绝一切有损国家利益、学校声誉的行为。

第二十七条 出国（境）违规行为包括：

（一）未经批准持因私证照出国（境）执行公务；

（二）使用虚假信息及证明材料办理出国（境）手续并出国（境）访问；

（三）未按申报行程出访，擅自绕道、临时增加出访地区、延长在外停留时间、改变身份等；

（四）使用公款出国（境）旅游；

（五）在国（境）外做出有损国家、学校形象和利益的行为；

（六）在出国（境）期间的其它违法、违规、违纪行为。

第二十八条 出国（境）超期行为的处理

出国（境）时间按照教职工申请出国（境）时间、校内公示出国（境）时间和《因公出国赴港澳任务批件》批准天数执行，出访天数按照离、抵我国大陆出入境章日期计算（含离、抵当日）。

（一）出国（境）超期人员，其超期天数视为旷工，按照校区领导干部及人事管理权限由相关部门予以处理，同时作如下处理：

1.一次出访超期1天，给予校内通报批评；

2.一次出访超期2天，给予校内通报批评，与本次出访有关的费用不予报销；

3.一次出访超期3至5天，给予警告处分，与本次出访有关的费用不予报销；从回国之日起，一年之内不得申请因公出国（境）；

4.一次出访超期6天以上（含6天），给予记过处分，情节较重的，给予降低岗位等级或者撤职处分，与本次出访有关的费用不予报销，并从回国之日起，两年之内不得申请因公出国（境）；情节严重的，给予开除处分，与本次出访有关的费用不予报销。

（二）两年之内出现两次超期的，第二次超期按两次超期天数累加计算处理，从最后一次回国之日起，两年之内不得申请因公出国（境）。

（三）如果因不可抗拒原因，不能按期回国（入境），必须提交不可抗拒原因真实书面证据（如住院证明、战争、暴乱或自然灾害的新闻报道、航班延误或取消证明、护照丢失证明等），并在回国（入境）后两日内到国际合作处说明情况，提交团长和团员签字的情况说明及相关证据材料，由国际合作处上报深圳市政府外事办公室，按照市外办的核销意见处理。

第二十九条 出国（境）其它违规行为的处理

（一）凡未经批准持因私护照出国（境）执行公务的，与本次出访有关的费用不予报销。

（二）提供虚假邀请函、虚假日程的，未按申报行程出访，擅自绕道、临时增加出访地区的，以及擅自改变身份出访的，给予警告处分，与本次出访有关的费用不予报销。

（三）出访过程中出现重大违纪、违法事项的，按照国家有关规定给予党纪和政纪处分直至追究法律责任。

第八章  附  则

第三十条  本规定自发布之日起实施。原发布的有关规定，凡与本规定抵触的，以本规定为准。本规定未涉及的相关事宜，按国家、校本部及校区的有关规定执行。

附件：

1. 《哈尔滨工业大学（深圳）教职员因公临时出国（境）申请表》

2. 《哈尔滨工业大学（深圳）境外教职员出国（境）申请表》