各学院及相关单位：

根据工业和信息化部要求，由哈工大举办（含承办、协办、合办等）的国际会议须根据《财政部、外交部关于严格控制在华举办国际会议的通知》（财行[2011]2号）等文件有关规定，履行上报会议计划及正式报批等手续，得到学校上级主管部门批复同意后，方可对外宣布申办会议，或发布会议通知和邀请函。未履行上报计划和报批手续的国际会议不可自行举办。

凡在我国境内举办的、与会者来自3个及以上国家（含中国）或地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等；或涉及多个单位参加，且外宾人数超过50人或总人数超过200人的大型双边会议，均需按照本通知要求报送计划。如有邀请国家领导人、国外政要或前政要、驻华使馆官员与会的国际会议参照执行。

请有在2020年至2021年上半年在深举办国际会议计划的单位于10月28日上午11点前将《哈尔滨工业大学2020年度（含2021年上半年）在华举办国际（含双边）会议计划表》电子版发送至nicolehuang@hit.edu.cn，同时将单位负责人签批的纸质表格送至H721国际事务处。

申报时请注意以下两点：1）请务必确认拟举办国际会议的中英文名称。会议名称一经报送将不能更改；2）会议名称请避免使用“峰会”、“国际论坛”、“高端论坛”等称谓；3）请充分预估参会总人数及外宾人数，报送后实际参会总人数及外宾人数将不能超过预报的人数。望知悉。

特此通知。

附件：哈尔滨工业大学2020年度（含2021年上半年）在华举办国际（含双边）会议计划表

国际事务处

2019年10月11日

（联系人：黄冰冰，26033075，办公室H721）